「会議後の議事録作成がいつも面倒…」「文字起こしから要約まで時間がかかる…」
そんな悩みを抱えるビジネスパーソンは多いのではないでしょうか？
議事録は、会議の内容や決定事項を記録する大切なドキュメントですが、作成には時間も集中力も必要です。
そこで注目されているのが、ChatGPTを使った議事録の自動作成。AIの力を活用することで、要点の抽出・文章化・整形までが一気に効率化されます。
本記事では、初心者でも簡単に始められる「ChatGPTによる議事録作成術」を、ステップごとに分かりやすく紹介。
さらに、実際に使えるプロンプト例や注意点も解説します。
ChatGPTで議事録を自動作成するメリットとは？
▶ 時間と手間の大幅削減
議事録作成にかかる「録音→文字起こし→要点整理→文書化→整形」という一連の流れ。
ChatGPTを使えば、この一連の作業が10〜15分で完了することも。
音声を文字起こししてChatGPTに貼り付けて「議事録形式にして」と指示するだけ。
スピーディーかつ自然な文章でアウトプットしてくれます。
▶ 抜け漏れを防ぎやすくなる
ChatGPTは、提供された情報をもとに網羅的かつ論理的に要点を抽出してくれます。
自分で手作業でまとめた場合と比べて、意外なポイントの拾い上げも可能です。
▶ 書き方に自信がなくても安心
「敬語の使い方が不安…」「文体をどう整えるべきか分からない…」
そんなときもChatGPTに「丁寧なビジネス文でまとめてください」と伝えるだけで、自然な敬語表現での議事録が完成します。
ChatGPTを使った議事録自動作成のステップ
▶ ステップ1：録音・文字起こしの準備
まずは会議の音声をしっかり記録することが第一歩です。
| 方法 | 特徴 |
|---|---|
| Zoomなどの録画機能 | 自動保存＆共有が簡単 |
| ボイスレコーダーアプリ | スマホで手軽に録音可能 |
| Google Meetの録音 | G Suiteユーザー向け |
録音後は、**AI文字起こしツール（例：Whisper、Notta、Googleドキュメントの音声入力など）**を使って、音声をテキストに変換します。
▶ ステップ2：プロンプトを工夫して要約
文字起こしが完了したら、そのテキストをChatGPTに貼り付け、次のようなプロンプトで指示します。
この会議の議事録を作成してください。
- 要点を箇条書きで整理
- 決定事項とアクション項目を分けて明記
- 丁寧な敬語でまとめてください
このように出力のフォーマットやトーンまで明示すると、クオリティが格段に上がります。
▶ ステップ3：フォーマットに沿って整形
ChatGPTは表形式やテンプレート風に整えることも可能です。
例えば、以下のようなフォーマットを指定できます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 会議名 | 営業戦略ミーティング（2025年4月） |
| 日時 | 2025年4月1日 10:00〜11:00 |
| 出席者 | A氏（営業部）、B氏（開発部）、C氏（PM） |
| 議題 | 新商品リリースのスケジュール調整 |
| 要点 | – 初回リリース予定日は5月15日 – マーケ部と日程調整中 |
| 決定事項 | テスト版を4月末に社内公開 |
| アクション項目 | B氏がフィードバック反映担当 |
実際に使えるプロンプト例
| シーン | プロンプト例 |
|---|---|
| 全体要約 | 「以下の会議内容を箇条書きの議事録にしてください」 |
| 決定事項のみ抽出 | 「この文章から決定事項だけを3行以内で抽出してください」 |
| アクション項目のみ | 「アクションが必要な項目だけを一覧にしてください」 |
| ビジネス文体で整形 | 「この内容を丁寧なビジネス文章にしてください」 |
注意点と活用のコツ
▶ 音声認識精度に注意
音声が不明瞭だったり、複数人が同時に話していると正確な文字起こしが難しいことも。
録音環境の工夫や、高精度な音声認識ツールの併用がおすすめです。
▶ 機密情報の取り扱いに注意
ChatGPTはクラウド上のAIサービスです。
社内機密や個人情報を含む内容を扱う場合は、利用規約を確認し、必要に応じてローカル版のChatGPT（例：GPT4-Allなど）を利用しましょう。
▶ 最終チェックは必ず人が行う
AIが出力する文章は便利ですが、誤変換・文脈の誤解・過剰要約なども起こり得ます。
提出・共有前には、必ず人の目で最終確認を行いましょう。
まとめ
ChatGPTを活用すれば、議事録の作成は「大変な作業」から「効率的なルーチン」に変わります。
以下の3ステップを意識することで、誰でもすぐに始められます：
- 音声を録音＆文字起こし
- ChatGPTで要点を要約・整理
- 表や文章で整形し、最終チェック
特にプロンプトの工夫次第で、精度も読みやすさも格段にアップします。
これからの働き方にAIを取り入れて、スマートな業務スタイルを手に入れましょう！
FAQ
- ChatGPTで議事録を作成するとき、音声ファイルをそのまま使えますか？
- 直接音声ファイルを読み込むことはできません。WhisperやNottaなどの文字起こしツールでテキスト化してから利用しましょう。
- 無料版のChatGPTでも議事録作成に使えますか？
- はい、無料版でも可能です。ただし文字数制限があるため、長時間の会議内容は分割して入力するとよいでしょう。
- ChatGPTに入力した会議内容は保存されますか？
- 対話履歴は保存されます。機密性の高い情報を扱う場合は履歴保存をオフにするか、ローカルで利用できる環境を検討しましょう。
- 議事録に向いているプロンプトの工夫はありますか？
- 「要点を箇条書きで」「決定事項とアクションを分けて」「丁寧なビジネス文で」など、形式やトーンを具体的に伝えるのが効果的です。
- 出力が冗長になる場合はどうすればいいですか？
- 「3行以内で」「要点だけ抽出」など制約を付けて再度プロンプトすると、コンパクトにまとまります。
- 議事録を表形式でまとめることはできますか？
- はい。「表形式で出力してください」と指定すれば、会議名・日時・出席者・決定事項などを整理した表にしてくれます。
- AIだけに任せても大丈夫ですか？
- 便利ですが、誤変換や誤解も起こり得ます。提出前に必ず人が最終チェックを行うことが推奨されます。
- セキュリティ面は大丈夫ですか？
- 基本的にクラウドで処理されるため、社外秘や個人情報を含む内容は注意が必要です。利用規約を確認し、必要に応じてローカル環境を利用しましょう。
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